管理会社変更の必要性を紹介

マンション管理における不満や不安は、管理会社と管理組合間の考えのミスマッチから発生しています。今こそ抜本的な解決を図るときです。

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【不満1】管理費(管理委託費)が高い上に、使途が不明瞭。

なぜ管理費が高いのか。

旧態依然の管理方式では皆様が支払っている管理費が不明瞭になり
そのことで管理会社が多くの利益を得ていることをご存じですか。

当社の経験上、分譲時から委託されている管理会社からのリプレイス(管理会社変更)のご依頼をいただいた時の、管理委託費削減率は15%から時に50%に至ることがあります。また、リプレイス後の管理委託契約継続率は95%を超えています。これが意味することは、管理委託費(管理コスト)が削減されたうえに、管理品質が向上したのだと考えています。
国土交通省のマンション総合調査によると、管理組合の約76%は分譲時の管理会社のまま組合運営を行い、また管理組合の約73%は管理会社に全てを任せた組合運営を行われています。しかし、同調査では、分譲時の管理会社に組合運営を任せる割合は築年数をおうごとに下がり最終的には50%を切っていいます。
旧態依然の管理形態では管理会社が、エレベーターなどの設備点検業務・清掃業務など、管理会社が受託する基幹事務以外の業務まで受託しています。しかし、これらの業務は管理会社が行える業務ではなく、その大半は専門会社に再委託されています。これにより、管理会社は業務することなく中間マージン(利益)を得ることができ、大きな収入源となります。この中間マージンは修繕費などにも含まれることが多いのです。管理組合が直接発注する事ができれば負担しないはずの料金(中間マージン)を延々と管理会社に支払っていることになります。
なぜ、このようなことになるのでしょう。それは、マンションの販売計画策定時から管理の組み立てが始まっているからです。分譲マンションを購入される時に既に管理費・修繕積立金は決まっています。では、その金額は誰が決めたものでしょうか。新規分譲の場合、マンション分譲会社が系列管理会社(もしくは取引管理会社)と相談して、販売する事に主眼を置いて自社都合で決めたのが、今、支払われている管理費と修繕積立金です。管理費は管理会社に支払う原資となる費用で、修繕積立金は将来的な修繕の為に貯蓄する費用です。管理費のほうが高くなっていませんか。また、修繕積立金は将来的に3倍以上になるような計画になっていませんか。本来は、適正な管理を構築し管理費の支出をいかに削減し、修繕積立金をいかに増やすかに主眼が置かれるべきと思いませんか。
今、そのように考える管理組合、所有者様は着実に増えています。管理費と修繕積立金を決めるのも、組合運営をどのように行うかも決めるのは管理組合です。管理会社は、皆様が決めるにあたり、専門的な立場から資料を作成し、アドバイスを行い、決定するに足りる情報を提供する必要があると考えています。多少、面倒かもしていませんが、将来にわたり影響する重要なことです。少しでも早く検討する価値はあるのではないでしょうか。

管理事務の実施状況

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これまでの管理

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このままでは誰のためのマンション管理か分かりません→所有者目線で、所有者のためのマンション管理に変更!!

RIMシステムでは、国土交通省の基本方針に準じ、建物の維持・修繕に関しては調整業務(委託会社選定・発注・施工監理・施工報告・施工後管理など)を管理委託契約上の管理会社業務とし、建物の維持・修繕業務は実際に提供する会社と直接契約していただきます。これにより、お金の流れが明瞭化され、責任の所在も明確になります。当然、旧態依然の方式で負担されていた不透明な中間マージンを排除したRIMシステムでは、管理費の内訳や管理の流れが非常に分かりやすくなり、これまであった無駄なコストがことごとく削減されます。また、管理組合が直接契約する会社の選定から施工後管理までも管理委託契約上の業務として当社がトータルでマネージメントするのでご安心いただけます。

変更事例の紹介

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然総合管理がご提案するRIMシステム 6つのお約束

お約束1見やすくて分かりやすい定期報告

毎月20日の定期報告では詳細な報告書を基に、①建物設備点検報告、②滞納状況ならびに督促状況報告、③会計・財産に関する月次決算報告、④設備保守点検報告、⑤修繕工事報告、⑥事故・不具合報告、⑦本日の議題、⑧その他を8項目に分けてご報告いたします。30頁を超える1冊の報告書は、見ていただくだけでも分かりやすく構成されていますので、欠席された役員様にもご安心いただけます。

お約束2全て相見積もりで都度ベストを選定いただけます

定期で行われるエレベーター等の設備メンテナンス会社、ならびに改善または修理が必要な工事を施工する会社は数社の相見積書をご準備いたします(緊急時の対応を除く)。もちろん、管理組合(区分所有者)から紹介のあった会社からの見積書があれば、それも含めて理事会で、施工会社の信用調査結果と併せてベストな施工会社を選定いただけますので安心です。
また、施工監理から施工報告まで当社で行いますので併せてご安心いただけます。

お約束3管理委託内容を適正化し管理費等の負担を軽減します

旧態依然の管理からRIMシステムの採用によって中間マージンが一切発生しなくなることから、大幅なコスト削減を実現します。また、所有者が負担されている管理費の使途も、毎月詳細な報告によって一目でわかるようになります。これにより、管理費を皆様で決定いただく下地ができ、修繕積立金の積み増しも可能になります。

お約束4管理組合の財産を完全に保全いたします

RIMシステムでは、所有者が毎月負担される管理費・修繕積立金が、管理会社の口座を一切経由することなく直接管理組合の口座に入金されます。また、管理組合の銀行預金通帳と銀行印は、管理組合(銀行印)と当社(通帳)で分けて保管いたしますので、二重で管理組合の財産を完全に保全いたします。

お約束5プロフェッショナルが24時間守ります

当社は管理のプロフェッショナルとして、会計業務、建物・設備管理業務、長期修繕計画策定業務、管理規約制定改定業務、夜間緊急対応業務など、各分野の専門性を有し、お客様のニーズに瞬時に24時間お応えできる体制を整え、ご安心いただいております。また、担当する各専門スタッフが建物・設備の巡回点検、照明器具点灯確認から管球交換、清掃状況チェック、不要自転車チェック、掲示物確認、現地スタッフヒアリングなどを定期的に行いますので、常に皆様が住まわれるマンションの状況を当社は把握しております。

お約束6諸問題に真摯に誠実に取り組みます

管理組合の運営では様々な問題が発生します。当社は毎月20日から月末までに開催いただく理事会に出席させていただき、これらの諸問題を管理組合の皆様と共有し、専門的立場から解決のための提案を行い、承認を得て素早く実行しています。よくある問題点として、管理費等滞納問題がありますが、当社が管理させていただいているマンションの滞納率は全体で1.7%です。100世帯のマンションでも滞納者は2人未満です。本当に大切な議案を審議するための時間をつくることも、管理会社の業務と考えています。

120-510-11(フリーダイヤル ごじゅう 良いい)受付時間10:00~18:30(土日祝を除く)メールでのご相談・資料請求もお気軽にどうぞ。無料簡易診断も随時受付中!その一歩が監理を劇的に変えます。 お気軽にご相談ください

【不満2】建物・設備の瑕疵・不具合の改善対応が悪い。

なぜ瑕疵の追及がなされないのか。

今の管理会社は分譲会社の子会社ではありませんか?
その管理会社が親会社に瑕疵報告や請求を徹底期にやれるでしょうか。

買主が売主に瑕疵請求できるもの、また、保証期間として補修請求できるものは長いもので築後10年です。この間に、瑕疵や保証対象部分の不具合等が発生した場合、買主は当然に適当な改善を受けることがきるのです。しかし、これらの瑕疵や不具合を所有者自ら発見する事は難しく、例えば、今、当社のホームページをご覧いただいている方で、マンションの屋上に行かれたことがある方は何人いらっしゃるでしょうか。マンションという大きな建築物は、私たち専門のスタッフが常に点検を行っていることで、瑕疵や不具合を発見する事が出来ます。そして、これを発見した場合は即時報告し、分譲会社に瑕疵補修請求または保証補修請求を行う必要がありますが、この一連の業務が正常に行われていないマンションが多く存在し、当社にも多くの相談があります。なぜ、このようなことが起こるのでしょうか。もう、お分かりと思いますが、系列会社同士で強く請求できないことが大きな要因となっています。このような状況から、瑕疵や不具合を発見したくない、発見しても適正な報告を行わないという結果となり、皆様の資産の劣化に直結するのです。
これらは、瑕疵や保証対象の不具合に限らず、このような体質はそれ以外の不具合や破損に対する対応に表れます。改善要求を行っても遅々として対応が進まない、という経験はありませんか。管理組合の役員任期は1年となっているところが多いうようです。その間、理事会等で顔を合わせるのは数える程度です。対応が完了せずに役員交代されれば問題の改善は途切れてしまします。

このままでは誰のためのマンション管理か分かりません→所有者目線で、所有者のためのマンション管理に変更!!

当社は、分譲会社とは資本関係のない独立した管理会社です。瑕疵や保証対象の不具合は、これまでも徹底して請求・改善を行ってきました。また、RIMシステムでは、毎月1回の建物診断報告と併せて、3年に1回は管理組合の皆様と当社(一級建築士)合同で、質疑を行いながらマンションを実際に見て回り、建物と設備の状態を共有するようにしています。(一部有料)もちろん、これらの結果報告書はどなたでも閲覧できるようにしています。これらのことから、RIMシステムでは、瑕疵や保証対象の不具合、ならびにその他の損傷に対する対応が滞ることはできない仕組みとなっていますのでご安心ください。

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【不満3】無駄と思われる工事が多く、また工事費が高い。

なぜ無駄と思われる工事が多いのか。

共同住宅という所有形態において役員が感じる責任から
工事の必要性を見極めることが困難な現状。

工事を自社で請け負う管理会社では、営業担当者に工事ノルマが課せられるケースがあります。この場合、実際の施工は下請け会社が行い、管理会社は中間マージンによって利益を得ます。また自社で請け負わない場合でも、施工会社からのバックマージンや手数料によって利益が生まれます。このような管理会社の営業担当者では、所有者目線に立った提案ができるはずもありません。ノルマの達成、利益の確保が優先され、真に必要な工事であるかどうかは二の次になってしまいます。しかし、管理組合役員の方は専門家ではありません。また、共同所有しているマンションの管理者としての立場です。このことから、管理会社から報告されたリスクを排除するために言われるがままに施工を承認するケースもあります。
これでは、皆様が負担されている管理費が無駄に利用されていますが、安心・安全な住環境というフィルターにかかって見過ごすことになってしまいます。

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当社は工事を自社でお引き受けしません。また、RIMシステムでは、改善工事が必要な場合、第三者の意見を取り入れ理事会で検討いだきますので、管理組合は様々な角度から情報を取り入れて判断する事が出来ます。また、その際の施工会社も数社から相見積を取得して決定します。もちろん、管理組合が信頼される施工会社の見積を含めることもできます。このように、当社では営業担当者が工事ノルマを持つことはなく、工事よる中間マージンが発生する事もない仕組みとなっていますのでご安心ください。

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【不満4】定期的な管理報告がなく、また内容が不明瞭で分かりにくい。

なぜ定期報告がなされず報告内容も不明瞭なのか。

管理を管理会社に任せきりになっていませんか。
所有者の為の管理は、所有者の手で構築する必要があります。

国土交通省が示す、管理組合と管理会社間の標準管理委託契約書では、管理会社は毎月末日までに前月の収支報告を行うこととしています。また、マンション管理適正化法においても平成22年の改定で管理会社に毎月の定期報告を義務付けています。このことからも、大半の管理組合では毎月の定期報告がなされていると思われます。しかし、なかには定期報告が適正になされていないケースも見受けられます。更に、報告が行われていても、その内容が不明瞭で説明を受けても分からないといったケースが多いようです。なぜ、このようなことが起こるのでしょうか。管理会社に任せきりの旧態依然の管理形態では、管理会社の都合による管理が行われることが多々あるようです。当社に寄せられるご相談でも、原因がこのことにあることが大半です。管理会社が実際に行わない業務まで管理会社が受託し、下請けにまるなげすることで中間マージンを得る。これでは、ブラックボックスの中でお金の流れ、業務の流れがどのようになっているのかわかりませんし、本来、所有者の目線で業務を監理すべき管理会社が、施工側に回ってしまうと本末転倒な事態となります。これでは所有者の皆様が安心して生活できるベースとなる管理が構築できません。

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「RIMシステム」では、毎月20日までに、「建物・設備診断」「管理費等滞納」「月次決算報告」「設備メンテナンス関連」「各種修繕工事結果」「事故・不具合」「検討すべき事項」「その他」の8項目30ページを超える一冊の詳細な報告書が、当社オリジナルのマンション管理専用システムで確実に準備される仕組みとなっています。担当営業のスキルに関係なく準備される、この毎月の報告者は所有者の方に見ていただいた時に如何に見やすいか、お一人で見ていただいた時でも如何にご理解いただきやすいかを念頭に、所有者の皆様のご意見を取り入れながらこれまで12年間バージョンアップを繰り返しているため、所有者の皆様には大変ご好評をいただいております。所有者の目線で、管理運営を構築することで管理は劇的に変わります。

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【不安1】長期修繕計画に基づく管理費・修繕積立金など資金計画がない。

長期修繕計画は見直さなくて大丈夫なの?

修繕積立金の適正な金額の根拠となる長修修繕計画は建物設備現況、施工費変動等を鑑み5年毎の見直しが必要です。

長期修繕計画は、建物と設備を適正に維持するため、ならびに皆様が負担される修繕積立金の金額が適正かどうかを判断するために重要なツールです。これが作成されていない、または作成されていても5年毎の見直しがなされていなければ、管理組合の主たる目的の達成はできません。
マンション購入時に修繕積立金は既に決定していますが、これは分譲会社が販売しやすいように決定した金額です。購入者が気になる毎月の返済とランニングコスト(修繕積立金など)を低く抑えることで、お買い得感を演出するのです。
しかし、時間の経過とともに建物の劣化は進行します。この劣化に備え適正な修繕積立金を蓄える必要性から、低く抑えられた修繕積立金は見直されることになります。見直しとは負担増を意味しますので、反対意見もあり先送りされるケースが多いのも事実です。その結果、大規模修繕工事直前になって修繕積立金が不足し「一時金の負担」「不足額の借入」「工事延期」とどれも所有者にとって著しく負担の大きい問題が生じてしまうのです。
修繕積立金は、所有者が毎月一定額を負担し、将来的な建物の修繕(大規模修繕工事など)や、住環境向上に利用されるものなので、所有者が描くマンションの将来像と一致したものでなければなりません。しかし、旧態依然の管理形態では、管理会社から修繕計画の見直しが提案されるケースがないことが多いようです。任せきりの管理では、できるだけ波風を立てず、手間をかけず管理会社にとって効率的な管理となりがちなのです。

このままでは誰のためのマンション管理か分かりません→所有者目線で、所有者のためのマンション管理に変更!!

「RIMシステム」では、年度末の予算案作成の際に長期修繕計画が必ず添付されます。これにより、長期修繕計画と管理組合の現状を併せて確認する事ができます。「修繕積立金の毎月の負担額(貯蓄額)と資金計画」のミスマッチ、「所有者の環境(家族構成や年齢)と建物維持の将来像」のミスマッチ、「建物の現況(補修履歴など)と修繕計画」のミスマッチなどが年度末の検討事項となります。もちろん、毎月の建物設備診断結果、3年毎の建物劣化調査など日々の巡回で建物と設備の状況を正確に把握し、施工費変動など勘案して5年毎に見直しも行います。
また、「RIMシステム」では無駄なコスト(中間マージン)徹底して排除することで管理コストの圧縮を図り、管理費会計の収支を劇的に改善します。これにより発生する余剰金は、当然、修繕積立金貯蓄に繰り入れられます。管理費と修繕積立金の割合を変更し、皆様の負担総額を変更せず修繕積立金を増額する事も可能です。このように、弊社の経験上「修繕積立金が不足するので値上げする」といった安易な提案が旧態依然の管理形態で発生し、困った管理組合でも十分に安心できる長期修繕計画を立案できますのでご安心ください。

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【不安2】役員の高齢化、担い手不足など自主管理運営の今後に不安がある。

管理運営を部分的に委託できないの?

自主管理だからこそ管理運営業務全体を皆様が把握できでいる。
そのメリットを生かして新しい管理運営が構築できます。

全てを管理会社に任せてしまう管理の対極が自主管理です。マンション管理の原型であり本質であると当社は考えています。戸建てでもマンションでも、管理の本質は所有者の意思で決定され運営されていることであり、管理会社(アドバイサー)は所有者が判断するに足りる情報を専門的な立場から提供し、所有者に不足する業務を代行する事が任務です。
自主管理を採用されているマンションでは、この原理原則に基づいた管理運営が行われているため、管理の全体を見渡せる方が多くいらっしゃることが強みです。しかし、弊社に寄せられるご相談で一番多いのが、管理運営の実務を行っていただく役員の業務負担についてであることからも、この部分がネックになり自主管理採用を見送られる管理組合が多いのも事実。また。高齢化に伴い、役員の担い手不足も考えられます。

このままでは長期にわたる適切な管理運営に不安があります→自主管理目線で、適正かつ永続可能なマンション管理に変更!!

「RIMシステム」では他の管理会社に先駆けて「自主管理支援サービス」の提供を開始しました。理想と考える管理運営を実現するためには、徹底した所有者目線で考えた業務提供が不可欠です。自主管理支援サービスでは、管理組合がメニュー(出納業務、会計業務、理事会・総会支援業務、管理員業務、建物設備調査診断業務、滞納督促支援業務、ほか全10項目)より必要と思われる業務を選んで採用いただけるようになっています。これにより、自主管理を維持しつつ不足する分をアウトソーシングすることによって、長期にわたって実現可能な所有者の為の所有者による自主管理体制を構築する事が出来ます。

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