お客様の声

管理運営における問題や管理会社変更の経緯など諸問題をどのように解決するのか。お客様の貴重な体験談から解決の糸口が見つかります。

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ここで紹介する「お客様の声」は、旧態依然の管理方式などによって様々な問題を抱え、これを解決されてきた管理組合の皆様が「同じような問題を抱えている方のお力になれば」との想いで掲載されています。管理会社に全てを任せてしまいがちなマンション管理が陥りやすい事例、自主管理を採用している管理組合が抱える問題など、管理組合の悩みは様々です。中には、管理組合運営に行き詰った管理組合もありました。ご覧いただき、マンションにお住まいの皆様の参考となれば、ご厚意をいただいた管理組合の皆様にとっても何よりです。
ご協力いただいた管理組合の皆様には、この場を借りて深く感謝申し上げます。

お客様の声 Voice.1

写真 当初は管理会社に全てお任せしていました。
しかし、いくつかの疑問点から担当者のスキル不足 ひいては管理会社の体質に問題を感じるようになりました。

プチメゾン室見 管理組合
第26期理事長 天本 孝久

質問1.管理会社変更前の問題点は何でしたか?

私たちのマンションはワンルームタイプの投資用マンションです。お一人を除いて、役員の皆さんは実際に居住したことはありません。また、管理組合の運営を担う役員はマンション管理に関して特に詳しい知識を持っている訳ではなく、いわゆる素人集団ということになります。当然、管理組合の運営に関しては委託している管理会社にお任せになっていました。
しかし、数年を経て管理会社の管理運営にいくつかの疑問が生じました。ひとつは、「管理費等の滞納者が多い」こと。次に、「管理会社の担当者にマンション管理に対する知識が不足している」こと。次に、「私たちが負担している管理費が高額」であること。最後に、「管理組合が直接契約してもよいメンテナンス業務が管理会社との契約になっている」ことでした。
また、理事会発足当初から理事の一人を福岡の管理組合連合会から派遣してもらっていたのですが、年間12万円の費用がかかることと、派遣役員の方が工事費支出に対して鷹揚であることや、管理について特段の知識を持たれていないことなどもあって、お辞めいただき組合員である私たち役員だけで運営する事にしました。

質問2.管理会社変更までの経緯を教えてください。

疑問が生じた点について、当時の管理会社に質問や変更をお願いしましたが満足のいく回答は無く、これを機に他の管理会社からも話を聞いてみようということになりました。その際、マンションのエレベーター保守、消防設備の法定点検、建物法定点検、清掃作業、24時間機械警備などは提案見積から除外してもらうことにしました。それらは、管理組合で直接見積をとって会社を選定する事にしたんです。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

私たちが疑問に思っていた点について、最も明瞭に回答されたので皆さん安心されたんだと思います。もちろん、委託費用も以前より安価になった点もありますが、私たちが行いたい管理形態をどのように構築するかを真摯に考えてくれていました。

質問4.管理会社の変更でマンション管理はどう変わりましたか?

私たちが疑問に感じていたことについては、全て解消しました。具体的な結果につながった点としては、管理組合の様々な支出を見直した結果、支出の削減が大きく達成されました。また、管理費等の滞納者も少なくなり、悪質な滞納者に対する訴訟等の法的対応も専門知識のある担当者のお陰で一貫した補助があり、とてもスピーディーでスムーズに対応できるようになりました。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

私たち管理組合の役員は、最初はマンション管理に関する知識は無いのが普通だと思います。しかし、そのままでは自分達が所有しているマンションを自分達の意思で管理する事が出来ないと思います。できるか、できないかは、おこがましいようですが、役員皆さんに学ぼうという熱意があるか、ないかではないでしょうか。然総合管理さんは自らそれを示され、私たちはそれを学ばせてもらっています。いくら良い管理会社に委託しても、それを自分の身につけようとする姿勢が必要だと思います。

お客様の声 Voice.2

写真 管理会社と理事長から提案された大規模修繕工事の施工費用があまりに高額でそのまま任せることができませんでした。

ルエメゾンロワールユニバーシティ管理組合法人
第22期監事 塩満 聖子

質問1.管理会社変更前の問題点は何でしたか?

管理組合役員は6名でやっていましたが、当時の理事長は長期間務めていただいていたので一定の信頼はあり、大半のことは理事長と管理会社が処理しているような状況でした。そういうこともあり、大規模修繕工事に関しても理事長と管理会社が主導して進めていったのですが、出てきた見積が私たち役員の予想をはるかに超える金額だったのです。当然、他にも見積をとって検討すべきと感じましたが、理事長も管理会社もその必要はないと言われ、理事長はともかく管理会社にはとても不信感を覚えましたし、とても任せられないと感じました。

質問2.管理会社変更までの経緯を教えてください。

理事長と管理会社の信頼関係が強く、管理会社変更の検討はなかなか進みませんでした。しかし、その後も日常的な管理会社の業務を注意してみていると、いくつか疑問に感じる点があり管理会社に説明を求めましたが、回答は無く私たちの不信感は更に大きくなりました。今のままでは、とても安心して管理を任せることができないことを、辛抱強く理事長に説明し理解を得たところでようやく管理会社変更の検討が前に進み始めました。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

インターネット等からランダムに選んだ5社の管理会社からのヒアリングを兼ねた選考会を開催しました。その中で然総合管理さんだけが、これまで通りの管理組合運営に加えて、違う形の管理組合運営を数案提案されました。その提案の中には、これまで考えもしなかったのですが私たちが毎月負担している管理費の値下げ改定を含んだ提案もありました。中間マージンを受取らないという姿勢に加えて、積極的に管理組合運営に取り組んでくれる前向きな姿勢が皆さんに受け入れられたのだと思います。

質問4.管理会社の変更でマンション管理はどう変わりましたか?

お陰で大規模修繕工事は、予定していなかった一級建築士の設計監理も含めて、当初の金額より数千万円安く完了しました。毎月の管理委託費も安くなったし、私たちが毎月負担している管理費も安くなりました。管理会社が変わると、こうも変わるのかというのが実感です。今では、理事会の運営もみんなでやるという空気で毎月楽しく開催しています。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

分からないからと任せずに、おかしいなと感じたら積極的に発言して確認して、おかしなことは正すことが必要なのだと感じました。でも一人では難しいと思うので、誰か相談できる人がいれば心強いでしょうから、無料相談など利用してみてはいかがでしょうか。

お客様の声 Voice.3

写真 管理会社も信用できず委託管理にも反対でした。しかし、長期的に見て自主管理では難しい面もありました。

天神パインクレスト管理組合
第30期理事長 副田 茂喜

質問1.管理会社選定前の問題点は何でしたか?

私たちは管理組合を自主管理し、管理員は業務を充分にクリアしていました。管理員は夫婦で雇用し住み込みです。国体道路の冠水や他のトラブルなどを考えると、ある意味24時間勤務と言ってもいいでしょう。入居者は、個人的な問題を含め管理組合に対する相談を管理員にするのは当然ですが、管理員はその様な相談と諸問題を充分に処理していました。その結果、管理員は建物・設備・会計など管理組合運営に関する全てを把握するようになったのです。
私は23年ほど前にも理事長をしましたが、これまでに2~3名、管理員が組合員でもないのに管理組合理事の頭を通り越した業務を行ったと不満を感じた理事長がいました。その様な不満を感じた理事や、理事経験も無く何の手伝いも無い区分所有者がクーデターまがいに、管理員を辞めさせるために、委託管理への移行活動をしたことも2~3回あります。
また、会計専門の会社に会計業務のみを依頼したこともありましたが、高額だったことから当時の理事長が会計業務も管理員に依頼しました。管理費滞納者に対する滞納督促も、区分所有者同士でやり難い面があり、督促がうまくいかず総会では理事が責められることが度々ありました。

質問2.管理会社選定までの経緯を教えてください。

当初から、管理員による管理組合運営が充分に機能している現状で、管理会社に業務を委託する事について私は反対でしたが、一部の組合員からその必要性について声が上がりました。当時の理事長が独断的であり、業務委託について理事会で強く推し進め、総会に議案上程した様です。私は多忙であったため運営に関わりたくなかったのですが、その事に大きな不信感を持ち次年度理事任期満了後に理事候補になる事を総会時に明言しました。この時の総会では、高齢間近の管理員排斥か、委託管理会社(御社)との癒着か、真意不明のまま会計のみならと私は譲歩した記憶が有ります。意見は賛否ありましたが結果的には、管理組合運営業務の会計業務についてのみ管理会社に委託する事が総会で承認されました。
私は、その次の総会時、理事数を増やすなどの妙な動きもありましたが、最終的に総会で理事に選任され互選において理事長に就任しました。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

管理会社選定までの経緯は前に話したとおりです。当初、私自身は管理組合運営業務を管理会社に一部でも委託する事については反対で、然総合管理さんも全く信用していませんでした。
しかし、管理員も年齢に応じて業務できない部分が出てくることを考慮し、以前同様会計業務のみを条件に管理会社に委託する事に賛成し、また総会で決定しました。

質問4.管理会社に依頼したことでマンション管理はどう変わりましたか?

当初は然総合管理さんを信用していませんでした。しかし、業務を見ている中で考えが変わりました。総会・理事会の運営補助はしっかりとやってくれますし、議事録もキチッと作成してくれます。管理組合運営は、昔の事務員が別にいた頃より、はるかにスムーズで的確です。
また、懸案だった管理費等滞納問題にも真摯に取り組んでもらいました。以前は200万円くらい滞納金があり、その問題を審議するにあたり総会で理事の責任が追及されるなど紛糾していましたが、お陰で今はそのようなことはありません。
法的手段による督促など、逐次報告が有り最後まで一貫して遂行してくれているからです。
何より、同じ組合員同士である理事が督促を行うというやり難さや、煩雑さがなくなったのは大きな進歩であり有り難い事です。
これまでの自主管理体制から、管理会社の標準的な業務以外の部分も多くありました。
しかし、然総合管理さんには、それらも柔軟に対応頂き、これまでの管理と遜色のない、それ以上の体制を構築することが出来ました。これは然総合管理さんの方針でしょうが担当者が理事会を疎んぜず親身に、かつ素直に職責を全うしてくれているからです。
今では、管理組合の運営において非常に助かっています。
また、非常に安価な料金で管理業務をやって頂いている事もあり、今では感謝しています。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

同じ悩みを持つ管理組合は殆どないから的確なアドバイスは有りません。
何故なら229世帯、居住生活者約10%、1K60%、殆どが事務所や店舗、区分所有者で理事適任者が少ない複合用途型、しかも住み込み管理員がいるマンションは無いからです。
現在も私たちは自主管理を行っていますが管理員も当然高齢になるため、いつまでも現状と同様の職務は全う出来なくなるでしょう。
これから5年10年と現状のまま管理会社に管理を委託するのは現実的に困難です。
しかし、現状に近い方法を模索しながら今後の管理員形態も考え、管理業務の内容も考えながら管理会社に委託することになると思います。
将来を見据え、信頼できる管理会社を考え管理組合運営にあたることが必要だと思います。
最後に、最初の出会いからの御社不信感を払拭するに値する、良き熱心な担当者に巡り会えたことを付け加えておきたい。

お客様の声 Voice.4

写真 居住者の高齢化に伴う役員の担い手不足。
一部の居住者に組合運営の負担がかかり 将来的な自主管理運営の限界を感じていました。

シティキャッスル諏訪野 管理組合
第21期理事長 上田 秀美

質問1.管理会社選定前の問題点は何でしたか?

以前は、私たちのマンションも管理会社に全部委託していました。しかし、委託していた管理会社で会計上の流用問題が発生したことがきっかけで、管理会社になんか任せられないという意見がまとまり自主管理を始めました。
しかし、いざ始めてみると役員の担い手不足で、一定の居住者に組合運営の負担がかかってしまう問題が慢性的に発生しました。また、建物や設備のメンテナンス、管理員勤務形態など管理組合を運営するにあたって基本的な情報が不足していることも、適切な管理組合運営において支障があったと思います。
それでも、試行錯誤しながら約10年間、自主管理方式で管理組合運営を行いました。

質問2.管理会社選定までの経緯を教えてください。

役員の担い手不足で一定の居住者に組合運営の負担がかかってしまう現状を解決するために、一部の業務を管理会社に委託するということから、管理会社の選定が始まりました。自主管理を始めたきっかけが先程お話した内容だったので、最初は管理会社に委託する事に難色を示す居住者の方もいらっしゃいました。しかし、将来にわたって安定した管理組合運営を行う必要性を説明し、最終的には管理会社にお願いすることでご理解をいただきました。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

数社の候補からお見積とお話をお聞きし協議したのですが、自主管理という体制に一番理解を示し、柔軟に対応していただいたのが然総合管理さんでした。また、自主管理で管理組合運営に要していた費用より、然総合管理さんにお願いしたほうが安く済んだことも要因です。

質問4.管理会社の変更でマンション管理はどう変わりましたか?

基本的な管理組合運営においては大きく変わっていません。やはり自主管理していたので、大きな変更は居住者にとって負担があると考えたからです。その点、然総合管理さんは自主管理に関して理解も深く、対応できるだけの体制が整っていたので良かったと思います。
運営面以外では、会計報告、滞納問題、建物・設備保守管理、事故対応、諸問題対応など、全てにおいてプロとして適切に即対応いただき、これまでになかった点を管理組合運営に提供していただいています。また、これまで組合運営の負担が大きく、役員の担い手が不足していた点も、然総合管理さんにお願いするようになり負担が軽減され、今では高齢の方にも担っていただけるようになりました。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

マンション管理には多岐にわたる知識が必要です。自主管理は管理組合運営の原則ではありますが、やはりマンション管理に詳しい専門家や他の管理組合の人々に積極的に相談する事が大切だと思います。また、自らマンション管理に関する勉強会に参加する等、積極的に管理組合運営に携わることも重要だと思います。
多くの管理組合では、役員の担い手を輪番制にしているようですが、これでは管理組合運営に置いて重要な「継続性の維持」ができません。専門家を1名でも継続的に参加させている方が運営方針に柔軟に対応出来ると思います。

お客様の声 Voice.5

写真 不明瞭な会計報告に疑念と不安が深まり
管理会社の不誠実な対応の繰り返しに遂に訴訟に至りました。

天神ハイム管理組合
第39期理事長 金本 光弘

質問1.管理会社変更前の問題点は何でしたか?

一番の問題は不透明性でした。会計報告書の提出はありますが、業務報告書の提出はありませんし、会計報告書も形式的なもので私たち素人が見ても、何の業務にどのくらいの費用がかけられているのか分かりませんでした。例えば、管理委託費という項目に30数万円の金額の記載があっても、その中身は分からない。おそらくその中には、清掃費や設備メンテナンス費が含まれていると思われますが、具体的にいくらかかっているのか分からない。また、外壁の工事費用についても高額だったことから詳細の報告を求めました。しかし、担当者からの回答は要領を得ず、その回答も遅い。一事が万事そんな感じで、とても誠実に管理してもらっているとは思えませんでした。

質問2.管理会社変更までの経緯を教えてください。

管理会社に何度も問題提起しましたが、改善されませんでした。分譲時よりお願いしていた管理会社だったので、これまでの管理運営に関することについても管理会社の方が詳しく、私たちでは分からない部分も多数ありました。今考えると、管理会社はそのような状況に胡坐をかいていたように思います。私たちが何か言っても、そのうち言わなくなるだろうと考えていたのではないでしょうか。しかし、管理会社のそのような対応に、当初は管理会社変更に反対意見を持っていた方もいましたが、話し合いを重ねる中で、管理会社を変更しようという意見でまとまりました。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

5社の管理会社に提案をお願いしたのですが、最終的にお話をお聞きしたのは3社です。その際に重要視したのは、管理会社の管理に対する考え、担当者のスキル、管理業務報告内容の3点でした。然総合管理さんは、どうすれば管理組合の役に立つかを真剣に考えてRIMシステムを作ったと説明され、現に話を聞いて好感が持てました。RIMシステムは、細部に至るまで管理組合目線で管理運営ができるようになっていますし、担当者のスキルも管理業務主任者資格を全員が持たれていて安心できるものでした。それに、毎月提出される報告書も毎月40ページを超えるほど細部まで分かりやすく報告されていますから、これなら安心できると皆さん思われたのだと思います。

質問4.管理会社の変更でマンション管理はどう変わりましたか?

以前は、不信と不安で安心してまかることができなかったので、一番変わった点は安心して管理をお願いできる点です。今回のことがきっかけで、他の管理組合運営についてお聞きする機会が増えましたが、安心して任せるという当然のことができていない管理組合が割に多いなと感じています。その点、私たちは毎月の報告で、マンションで何が起きていて、どのような問題があって、どのように解決すべきなのかということが、今では全て分かります。お陰で、ようやく建物や設備の計画修繕などについても時間を割いて話し合いができるようになりました。
また、以前の管理会社の業務には大きな問題があったと感じています。現在、管理会社のサポートもあり損害賠償を求める訴訟を起こし、管理会社の責任を追求しています。今後、他でも起こっていると思われるこのような問題が少しでも少なくなればと考えています。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

宣伝じみていますが、一度、然総合管理さんに相談されることをお勧めしたいと思います。

お客様の声 Voice.6

写真 不誠実な対応の管理会社と担当者に問題がありました。
管理会社変更には賛否両論ありましたが 今ではマンションも綺麗になり満足しています。

朝日プラザ浄水 管理組合
第33期理事長 治田 定雄

質問1.管理会社変更前の問題点は何でしたか?

以前、お願いしていた管理会社の担当者は、管理組合と一緒に適切な管理体制を構築するという意欲が感じられませんでした。また管理組合の印鑑を管理会社が持ち、支払い不明瞭の保険金払い戻しが10件近く有りました。理事の知らない銀行引き出し(使途不明金)があった時も、担当者を問いただすと取り乱し、その後に管理組合口座に返金されていたということもあり不信感は高まりました。管理会社とも話し合いましたが、改善されませんでした。

質問2.管理会社変更までの経緯を教えてください。

マンションの入居者が高齢化し、管理会社に対して細かなお願いをするようになっていました。しかし、当時委託していた管理会社の担当者が、小回りが利かず、何度お願いしても細やかな対応をしていただけませんでした。管理会社の変更には賛否両論ありましたが、重要な問題でしたから慎重に協議を重ねました。最後まで反対の意見を持った組合員の方もいらっしゃいましたが、結果的には総会で管理会社を変更する事が承認されました。

質問3.然総合管理に管理を依頼した理由は何ですか?

やはり、居住者に対し細やかな対応をしていただける管理会社という点を重視しました。もちろん、管理会社としての実績や規模、管理スキームなど当然に必要な要素は兼ね備えていることが条件です。複数の管理会社から提案をいただきましたが、その中から真摯に管理組合運営に取り組んでもらえる会社として皆さんから選ばれたのが然総合管理でした。マンションから近いというのも安心された理由の一つだと思います。近ければ、担当者の方も頻繁に来館することができるでしょうし、何かあった時でも近いというのは安心です。

質問4.管理会社の変更でマンション管理はどう変わりましたか?

管理会社の担当者と、私たち役員の気持ち的な距離感がとても近くなったと思います。以前は、何をお願いしても結果や回答が帰ってこなかったのが、今では、なんでも話しやすいし、担当者からの提案も増えました。管理会社の考え方でこうも違うものかと感じます。
エントランスの共用灯もすぐにLEDに交換してもらい電気料金の削減も実現しました。変わられた管理員さんも、入居者とのコミュニケーションの必要性を考慮して、就業時間の1時間も早く出勤されますから、入居者が出勤前の時間を使って要望などを伝えることができます。何より、担当者が頻繁に来館されますから、居住者の要望が伝わりやすく問題点の改善もとてもスピーディーですし、マンションもとてもきれいになりました。

質問5.同じ悩みをお持ちの管理組合にアドバイスをお願いします。

入居者の高齢化に伴い管理会社に対する要望は細かな点に及ぶと思います。そんな時に、大手管理会社やデベロッパー系列の管理会社の紋切り型で、画一的な管理手法では対応できなと思います。快適な住環環境を維持するためには、所有者自身で管理を構築する必要性があり、それに対応できる管理会社が求められます。細やかな心遣いのできる管理会社を選んでください。

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